Réunion du collectif d’animation du 8 janvier 2015

Compte-rendu de cette réunion du collectif d’animation qui s’est déroulée à Thiers chez une des membres du groupe local.

Présents :
Danielle NADAL, Ginkyo RECORBET, Sandrine WASSONG, Laurent WASSONG, Damien WERHILLE, Laetitia MARCET, Solenn FERRY, Florine CORBARA, Emma PLOTON, Jean-Michel BARTIN, Marie-LOU DOMPIER, Hervé LE BAIL , Geneviève BINET, Pascal TELHIER, Catherine PHILIPPE, Astrid URSEM, Annette CORPART, Colette BOUDOU, Clément VIALLE

1) Désignation des « gestionnaires centraux de la doume « provisoires

Colette et Ginkyo sont « gestionnaires centraux » de la doume
Astrid est trésorière de l’ADML. Le poste de trésorier adjoint est vacant.
On fonctionne comme ça jusqu’à l’Assemblée Générale et l’élection du collectif d’animation. Le trésorier adjoint devra être membre du collectif d’animation. En attendant il faut lancer un « appel à candidatures » pour le collectif d’animation en général et le poste de trésorier adjoint en particulier.
Les gestionnaires locaux provisoires :
Clermont : Geneviève
Lempde : Maria
Clermont Sud Ouest : Francis GOT
Thiers : Annette
Ambert : Laurent
Billom : Catherine
Issoire : Clément
Sauxillange : Astrid
Riom : Ciboulette ? (à valider)
Remarque : ces gestionnaires ne sont que provisoires, notamment lorsqu’ils cumulent des fonctions comme Astrid, trésorière et gestionnaire, ou comme Laurent, référent de groupe local.
Question : peut-on être à la fois gestionnaire local et comptoir de change ?

2) Les prestataires et la reconversion :

Il a été validé pour le 17 janvier :
• Que la reconversion des doumes en €, uniquement le 17 janvier, serait gratuite.
• Que l’on accepterait les € le 17 janvier.
• Que le fonctionnement serait le même que d’habitude : adhésion annuelle à 5€ (pas d’adhésion à la journée) non obligatoire pour entrer mais nécessaire pour acquérir des doumes
Pour la reconversion hors 17 janvier : au cas par cas, au regard des difficultés rencontrées par un prestataire pour écouler ses doumes (et en dernier recours) il sera possible de le reconvertir à taux zéro.

3) Répartition des billets

59 000 doumes ont été gaufrés soit la moitié des doumes imprimées. Cela représente 9 800 billets.
Le gestionnaire central donnera les doumes aux gestionnaires locaux sous forme d’enveloppes de 1000 doumes (1 ou 2 enveloppes par groupes selon les besoins) le 17/01.
Colette et Ginkyo, les gestionnaires, préparent ces enveloppes de 1000 doumes pour le 17/01.
Les gestionnaires locaux s’arrangent comme ils le souhaitent avec leurs comptoirs de change (doumes remises par enveloppes de 50 par exemple ou en liquide….). En cas de besoin les enveloppes vides sont fournies gratuitement, il suffit de les demander aux gestionnaires centraux.

4) Fête de la doume : (voir aussi le point 2)

Il faut beaucoup d’ordinateurs !
Adhésion etc : Danielle, Ginkyo et Sandrine amènent des ordis équipés de la 4G
Jeu sur ordinateur : Astrid, Laurent, Catherine et Laetitia amène des ordis pour les jeux. Solenn leur passera les jeux à installer soit par mail avant, soit sur place par clé USB le jour même si le fichier est trop lourd.
Projection de petits films : Solenn amène le vidéo projecteur et des poufs ; Coline amène un ordinateur et l’écran. Colette amène la clé avec les films à projeter.
Jeux de l’oie : Colette est animatrice avec un étudiant
Comptoirs de change : le groupe de Clermont est responsable de leur organisation
Filmer la manifestation : demander à Pascal DELAGE et/ou Patrick AUJARD
Préparation : on aura la clé la veille, Danielle (et ?) seront là dès le samedi matin.
Prestataires : Astrid envoie la liste des prestataires aux étudiants pour qu’ils leur demandent par mail 1/ si d’autres personnes souhaitent avoir un stand 2/ pour ceux qui viennent de quoi ils ont besoin 3/ pour ceux qui ne viennent pas si ils souhaitent faire passer des prospectus.

Catering: les musiciens se verront remettre 15 doumes pour boire et manger sur les différents stands, pris en charge par l’ADML.
Vaisselle : l’ADML se charge des gobelets (Danielle et Geneviève) communs à toute la manifestation. Chaque prestataire se débrouille s’il a besoin de vaisselle particulière (bols etc).
Buvette ADML : l’ADML vendra du thé et du café. Catherine se charge du thé et café. Astrid se charge du percolateur et les théières. Le groupe de Clermont se charge du fond de caisse.
Officiels : le président du Conseil Général sera présent mais ne fera pas de discours ! Danielle et quelques autres membres du comité d’animation feront un discours. Apéro à 18h pour tout le monde : kir sureau. L’auberge d’Astrid offre le sirop de sureau. L’ADML offre le vin acheté par Astrid, qui apporte également 100 verres pour l’apéritif. Ginkyo trouve des cacahuètes.

5) Validation des demandes d’agrément

Validation de toutes les demandes
Les demandes d’agrément précédentes n’ayant pas posé de problème, il suffira aux groupes locaux d’envoyer les futures demandes au fur et à mesure sur la liste mail du collectif d’animation. Elles seront validées automatiquement s’il n’y a pas d’objection. Sinon elles seront discutées lors de la réunion suivante. Les cotisations des nouveaux prestataires et leur RIB sont à envoyer à Astrid.

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