Journée Bénévolat du 6 novembre 2022

Présent.es : Agnès, Angèle, Danielle, Elodie, Estelle, Rémi, Thierry

MATIN : Les besoins de l’association : le bénévolat souhaité à partir de l’état des lieux

I)Les membres de l’association

• Recontacter les anciens adhérents et recruter de nouveaux

Décision : Trouver des bénévoles pour contacter par téléphone les anciens adhérents et des bénévoles pour la tenue de permanences (dont marchés) pour recruter de nouveaux… De +, chercher si relance automatique pour réadhésion est bien effective.

• Automatiser certaines actions

Décision : Réfléchir à la façon de mettre en place un prélèvement automatique facultatif chaque mois pour convertir des euros en doumes. Faut-il une personne spécifique pour s’occuper de cela ? Aussi, mettre en place les adhésions automatiques en e-doumes. Cela pose-t-il problème par rapport aux banques  ?

 II)Les AG

• Format des AG

Proposition : Essayer de faire en sorte que les AG soient + courtes.

                Apéritifs professionnels

Décision : Organiser des apéritifs professionnels qui permettront aux pro° du réseau doume de se rencontrer puisque très peu viennent aux AG. Aussi des apéritifs pro°/adhérents.

Agnès : la forme peut être « réunion Tupperware »: l’association propose une réunion chez un adhérent ou un GL, qui invite son réseau sur un secteur ou/et sur une thématique.

III)Le collectif

• Administrateurs supplémentaires et informaticien

Décision : Trouver des administrateurs supplémentaires et 1 personne pour que Stéphan puisse déléguer. Pour les fonctions déléguées, Thomas est d’accord. Au début, il semble nécessaire qu’il y ait une tierce personne avec eux pour la bonne répartition des tâches. Danielle le fera.

• Délégation par Angèle de certaines tâches

Décision : Établir une liste des fonctions d’Angèle pouvant être prochainement déléguées. Peut-être quelqu’un qui mettrait à jour le site ADML. Estelle se propose pour le faire.

IV)Les groupes locaux

                Équipe groupes locaux

Proposition de Thierry : Créer un rôle d’animateur dans chaque groupe local.

                Formation

Proposition : Quand il y a un nouveau gestionnaire, il faudrait une formation systématique (assurée par une personne unique ?)

V)Rapports avec les collectivités

Décision : Formaliser la possibilité, pour les bénévoles, de contacter Agnès s’ils veulent un appui pour mobiliser les collectivités. Besoin de personnes qui suivent les rapports avec les collectivités, au-delà d’Agnès (centralise), Cédrick (Sancy) et Fabienne (Alagnon). Voir pour Louisa sur cette thématique ? Et dans les différents groupes locaux ??

Chercher des non encartés pour mobiliser les élus des collectivités territoriales.

VI)Communication

• Médias

Décision : Former des personnes pour parler de la doume dans les médias, des référents médias. La gestion des réseaux sociaux peut être confiée à un jeune. Angèle précise qu’il faudrait redévelopper des contenus hors évènements (s’est rendue compte qu’elle communiquait depuis un certain temps essentiellement lorsqu’il y a des évènements).

• Créer des contenus vidéos

Décision : Trouver un bénévole ou recruter un stagiaire info communication si on ne trouve pas de bénévole pour faire cela. Voir si on a un bénévole d’ici les mois de février/mars. Sinon, recrutement du stagiaire pour débuter en avril (Estelle peut demander à une ancienne étudiante en info comm° pour avoir des contacts de prof). Si un stagiaire est recruté, il faudra un bénévole pour l’accompagner. 

Parmi les vidéos particulièrement intéressantes : témoignages de professionnels sur l’intérêt pour eux de la doume / témoignages de ceux qui versent des salaires en MLC

VII)Gestion des flux monétaires

Décision : Il faut un binôme titulaire/remplaçant pour chaque fonction. Chaque titulaire peut dresser une liste des tâches et trouver un remplaçant. L’objectif est que le remplaçant soit connu et formé en amont. 

Par ailleurs, Danielle pense qu’on peut séquencer le travail d’Elisée. A voir…

VIII)Logiciel, outils de gestion

• Difficultés liées au logiciel

Décision : il faut désigner une personne qui connaît les problèmes techniques en informatique et qui peut expliquer aux gens comment on s’en sert. D’autre part, il faut rendre + visible le choix du rôle dans Kohinos. 

Par ailleurs,Stéphan travaille sur une FAQ Kohinos. Thierry voudrait une FAQ qui réponde à toutes les questions, qui s’adresse à tous ceux qui utilisent le logiciel : public, gestionnaires…. Agnès : il faudrait inclure une recherche par mots-clés. Élodie propose de constituer un GT pour cette question : à voir.

• Comptabilité

Décision : Mettre en place la présence d’un comptable en soutien aux professionnels. Celui-ci pourrait rencontrer les comptables des pros, rédiger un vademecum à destination des pros (notamment combien de temps cela représente pour leur comptable…) et effectuer un peu de suivi en cas de questions du professionnel. Cela peut éventuellement se faire via du mécénat de compétences.

                Rémunération

Décision : Développer un support technique pour payer les salariés en doumes.

IX)Eco-système local

Décision : Faire un appel aux adhérents pour savoir qui est déjà impliqué dans les structures visées/amies. Permettrait d’avoir des ambassadeurs de la doume.

APRÈS-MIDI : Comment faire pour répondre aux besoins des bénévoles ?

 I) Comment accueillir les nouveaux bénévoles

• Personne référente

Décision : Élodie est désormais chargée de s’occuper de l’accueil des bénévoles. Une adresse e-mail sera dédiée.

                Formulaire

Décision : Faire remplir un formulaire pour savoir dans quel domaine le bénévole aimerait être, ses champs de compétences. Élodie commence dès à présent à réfléchir à un formulaire puis transmettra cette base à Estelle (fait avec frama°). Il y aura le lien vers le formulaire dans les posts sur les réseaux sociaux, dans les lettres d’info…

Ci-joint le lien vers le formulaire en question : https://framaforms.org/rejoindre-un-groupe-local-de-la-doume-1668004447  (date d’expiration – 9 mai 2023)

Estelle s’occupe de réaliser une version PDF que l’on pourra imprimer et laisser à disposition dans les comptoirs.

                Procédure

Décision : Élodie commence par appeler les personnes qui nous contactent via le formulaire pour connaître leurs motivations. Ensuite, un classement de ces personnes par groupes locaux est effectué. S’ils habitent loin de Clermont, Estelle et Danielle voient avec le gestionnaire ce qui est possible. Si le groupe local est à l’abandon, on peut leur dire qu’on travaille sur son développement et qu’en attendant, ils peuvent agir de x façons. Ne surtout pas perdre le lien. 

On peut leur donner des outils pour faire connaître la doume à leurs connaissances et même peut-être rencontrer des gens pour développer un groupe local. Il importe de dresser une liste d’actions qu’on peut proposer à ces personnes.

II) Comment pérenniser ?

• Suivi de l’activité bénévole

Décision : Créer des tableaux pour le suivi des bénévoles. Utilisation de Framacalc ?