Assemblée Générale du 26 mars 2017

Compte-rendu de l’assemblée générale du dimanche 26 mars 2017 (15h à 18h), local municipal, 10 rue  Bien-Assis à Clermont, près du Secours Populaire, et siège du marché de l’AMAP de Bien-Assis.   

Les différents documents sont dans l’ordre du jour en annexe en bas de page.

1. Rapport d’activité: (Danielle)

-Remarque faite sur les groupes locaux qui ne sont pas tous dynamiques. Il suffirait par exemple de quelques bénévoles en plus pour faire repartir un groupe.

L’idée de salarier certaines personnes est soulevée. Non. Le modèle économique ne le permet pas. Il faudrait par exemple faire des demandes de subvention, par exemple à la région, mais cela semble compliqué.

– Les partenariats: quelques échecs de partenariat. Il y a des partenariats intéressants (ex: projet laverie).

Projets bien partis, avec beaucoup de bénévoles autour (avec comme exemple le supermarché coopératif managé par Thierry).

– Avec les collectivités (communauté de communes): rapports assez constants. Il est possible d’arriver à quelque chose. ( Faire accepter la doume par exemple dans les piscines ou médiathèques). Remarque faite sur la « chance » de pouvoir bénéficier de professionnels qui apportent leurs compétences (exemple des chercheurs qui « prêtent leurs étudiants, ou Gaïa terre vivante pour le support financier, ou encore Angèle pour le site facebook).

2. Rapport Financier (cf annexes d’Astrid).

Voir la page sur le bilan de 2016 :

Les dépenses:

La plus grande dépense a été l’impression de nouveaux billets (équivalents à 405.700 doumes).

La dépense pour les services civiques a été moindre que prévu, parce qu’au final nous n’avons eu qu’une seule service civique pour 6 mois, bien que deux aient été budgétés sur l’année.

Le budget cotisation a augmenté parce que nous faisons de ‘troc de cotisations’ avec des partenaires. Par exemple, le dernier était avec Nature et Progrès, on adhère mutuellement pour le même montant. Comme nous avons plus de partenaires ‘au troc’, plus de cotisations à payer à notre coté (et plus de cotisations reçues)

Pendant 3 manifestations (Issoire, Sauxillanges et Clermont pour la fête de la Jonquille) un bonus a été payé pour les conversions.

Entrées:

– Ventes de documents

– Dons ( personnels et Gaïa terre vivante pour payer les bonus conversions)

– Cotisations des utilisateurs et des prestataires. (Le nombre d’adhérents augmente grâce à l’augmentation du nombre de prestataires, mais d’une année à l’autre il n’y guère plus d’utilisateurs).

– buvette anniversaire

Bilan financier:

– parts à la NEF

– Achat de parts sociales à « Terre de liens », à « Combrailles durables ».

– livret A crédit coopératif (pour payer bonus)

– Livret NEF ( pour fond de garantie)

– Compte poste+ livret A à la poste sont des comptes transitoires

A ce jour, il y a 80 500 doumes en circulation, le montant a doublé ua cours de 2016.

Sur les fonds de garanties il y a entre 1500 et 2000 euros en plus. Remarque faite qu’il y a toujours un décalage entre le temps d’encaisser les euros par le comptoir et la mise à la poste.

En conclusion pour 2016: un surplus de 2214€

Argent utilisable: 2569€

Au final, stabilité financière, avec moins d’entrées et moins de dépenses.

Budget prévisionnel pour 2017:

570 adhérents simples utilisateurs à ce jour. Prévision de 800

Pour les prestataires; ils sont 220. On prévoit 300 (l’objectif étant d’étoffer le réseau à condition d’avoir des gens qui rentrent dans la charte)

Il y a une grande augmentation de reconversions, probablement due au fait que beaucoup plus de doumes sont mises en circulation. Et nous avons quelques prestataires qui encaissent beaucoup de doumes mais qui n’ont pas de fournisseurs locaux. D’ailleurs il est inévitable logiquement que le nombre de doumes reconverties continue d’augmenter, ainsi que le nombre de doumes vendues ; ce qui compte c’est le nombre de doumes en circulation.

Proposition d’enlever la ligne de reconversion sur la page d’accueil du site doume.org

Budget pour les sorties:

– grand budget pour l’anniversaire cette année (troupe de théâtre à défrayer)

– on prévoit de nouveau des services civiques, bien qu’il faille encore en discuter

– budget cette année pour la formation

– on continue avec le bonus conversion, ce sera payé par l’association Gaia Terre Vivante

Remarque sur les intérêts (142 euros).Proposition de s’en servir ou faire quelque chose de positif. Par exemple: les mettre sur les comptes des bonus ou des reconversions?

Au final, ils seront mis sur le livret A (où est mis l’argent pour payer les bonus), mais comptabilisé séparément, et utilisable en fonction des propositions. Idée approuvée à l’unanimité.

Bilan moral et financier accepté

3. Points divers: (Danielle)

Date de ré adhésion pour les prestataires:

Actuellement, on se base sur la règle d’une année glissante.

La question qui est posée: doit-on continuer comme ça ou se baser sur l’année civile comme pour les utilisateurs?

Que se passe t-il si on adhère après la limite ?

La cotisation par année civile serait mieux et plus simple. Par contre, surcroît de travail en début d’année. Est-ce gérable?

Décision : Pour les professionnels, on passera à l’année civile ; reste à trouver les modalités de transition entre les deux systèmes ; la réflexion reste ouverte.

Utilisateurs :

On reste sur la même méthode, qui sera donc appliquée aux professionnels : on cotise par année civile, mais toute adhésion ou réadhésion postérieure au 15 septembre sera valable pour l’année suivante. (Septembre étant le moment des forums des associations et également de la rentrée scolaire).

Quel retard de paiement de cotisation peut-on accepter avant de considérer que la personne ne fait plus partie de l’association?

Pour les utilisateurs: pour l’instant, 3 mois. Ils sont suspendus après le 1er avril. Un an plus tard, on les sort des listes.

Remarque: des gens non adhérents peuvent utiliser la doume. Pour le comptoir, ça peut être compliqué à gérer. Il faut avoir le réflexe de demander la carte aux utilisateurs.

Pour les prestataires: pas de règles. On attend qu’ils nous disent qu’ils ne veulent plus continuer. Il y a des prestataires qui sont encore sur la liste et qui n’ont pas payé depuis plus de 12 mois. C’est à chaque groupe local de suivre ses prestataires normalement. Pour eux, c’est plus compliqué. Réflexion ouverte pour revoir ce point. Il faudrait par exemple trouver une personne pour suivre les cotisations des prestataires de chaque groupe local car pour l’instant, ça ne fonctionne pas. Il faudrait clairement identifier une personne « cotisation » par groupe local. Car ce sont les GL qui connaissent le mieux leur prestataire.

Proposition: 3 mois de délai pour les prestataires. Trouver une personne pour gérer les cotisations soit au sein de chaque groupe local, soit une personne qui coordonnerait tout ça.

Montant des cotisations:

Actuellement, c’est à partir de 5 euros/doumes pour un utilisateur, à partir de 25 e/d pour un prestataire.

proposition : 10e pour utilisateur (5e tarif social).

Après discussion, la décision est prise : entre 10 et 25 e/d au gré de chacun (avec 5e tarif réduit). Proposition pour l’an prochain.

(A mettre sur le bulletin d’adhésion ; et dire à quoi servent les cotisations)

Le tarif prestataire restera le même.

Reconversions:

Pour l’instant, pas de règles. Ce sont uniquement les prestataires à jour de leur cotisations qui peuvent faire la reconversion.

proposition pour ceux qui veulent quitter l’association: ils auraient 3 mois pour reconvertir. Proposition acceptée à l’unanimité.

Fonds de réserve

En 2016:

– 2000e parts sociales à Combrailles Durables

– 2120 e parts sociales à Terre de liens

– 1000e à taux 0 pour la nouvelle ressourcerie d’Issoire

En 2017: montant de réserve fin 2015: 40 000

2016: 80 000

proposition de faire un groupe « utilisation du fonds de réserve. »

Ce seront les mêmes montants qu’en 2016 : 4000€ pour des investissements ‘sûres’ et 1000€ pour un emprunt avec les cigales.

Quelques idées pour 2017:

– le verger expérimental de Terre de liens

– La malterie à côté de St Germain Lembron.

– Forêt durable (groupe de travail)

– Combrailles durables

– pour 2018, la laverie des contenants de verres

– le foodcoop à Clermont aussi pour 2018, …

– travailler plus avec la Culture

Proposition de demander au groupe de travail de réfléchir pour savoir comment utiliser la partie fond de réserve (décidé à une prochaine AG). C’est l’argent du fonds de reconversion, donc décision importante!

Le groupe de travail « fonds de réserve » va réfléchir sur ces points:

– où les investir en 2017

– faire des propositions pour 2018. Montant…

En cas d’arrêt de l’association, les fonds de reconversion seront uniquement pour les prestataires et/ou les utilisateurs?

Proposition de document à signer pour les prestataires

Qui engage les prestataires, pendant leur période d’adhésion, à accepter tous les paiements en doumes qui leur seront proposés (ce n’est pas toujours le cas). Remarques dans l’assistance : « ça risque de poser problème à certains (paiement des paniers par exemple) ; laissons la place pour les exceptions. »

Donc les prestataires s’engageront à utiliser la doume sauf cas particulier.

Autre décision: ré-adhésion des prestataires au comptoir possible.

( demande d’agrément et bulletin de réadhésion à modifier)

4. Présentation du Week end gouvernance (Walter).

La présentation du groupe Gouvernance (Damien – absent et s’excusé -, Sandrine et Walter) informe l’AG sur :

1) les résultats du weekend Gouvernance aux Liards (voir également le compte rendu du week-end déjà diffusé à tous les adhérents),

2) des pistes proposées pour renforcer / modifier la gouvernance (voir la présentation powerpoint),

3) le plan d’action du groupe gouvernance

4) besoin de reconstituer le groupe gouvernance.

Le plan d’action comprend en gros 1) le suivi de processus « déconcentration et dépersonnalisation » (qui vise le secrétariat, la gestion des comptes et adhésions, mais aussi les groupes locaux), 2) la rédaction d’un règlement intérieur (une forte demande exprimée lors du weekend gouvernance), 3) la rédaction des consignes pour les groupes de réflexion (AG en forme de quatre ateliers thématiques pour 2017) et 4) la formation pour assurer le passage des savoirs et savoir faire (y compris la sauvegarde de la mémoire collective). Ce plan d’action a été approuvé et le groupe Gouvernance s’engage à mettre en œuvre ce plan.

 Quelques remarques ont suivi la présentation:

Les pistes proposés par le groupe de travail Gouvernance n’ont pas rencontré d’opposition, ni entamé une grande discussion. Astrid souligne juste le fait que l’intention de proposer des AG en forme d’atelier thématique est aussi de rendre ces événements plus festifs / ludiques et donc plus attirants pour tous ceux et toutes celles qui ne participent pas encore à l’AG. Jean Michel mentionne la possibilité de laisser l’organisation aux groupes locaux (et donc de les décentraliser par un tour de département).

La question sur le rôle du CA s’est concentré plutôt sur le nom qui confond dans le même sigle « Collectif d’Animation » et « Conseil d’Administration ». Par consentement on est arrivé à la conclusion d’appeler l’ancien CA à partir de maintenant Le Collectif. Ce changement de nom n’a pas de conséquences pour le statut, mais respire plus l’esprit du collectif et son envie de déconcentrer et dépersonnaliser les responsabilités actuelles (souvent cumul des tâches) et de se concentrer davantage sur la mission. Le collectif doit en principe représenter tous les groupes locaux et tous les groupes de travail.  

Suite à la présentation, il était proposé d’avoir également une implication immédiate sur l’élection des membres du collectif : la dépersonnalisation et donc d’avoir des représentants de chaque groupe. La proposition n’a pas été retenue, dans la logique que c’est encore trop tôt et que le groupe Gouvernance vient de commencer à faire ses propositions, à travailler sur un règlement intérieur, et que la totalité des propositions devraient être approuvé par l’AG.

Dans la démarche de la déconcentration, toute et tout présent/e avait la possibilité de s’inscrire dans un groupe (sur feuilles géantes). Le temps ne permettant pas de boucler cet exercice, peu sont inscrits. Néanmoins, le même exercice est déjà poursuivi par le groupe Gouvernance (– voir le tableau « nos groupes, nos forces » – ). Le groupe Gouvernance a fait également appel aux renforts avec des bénévoles pour son équipe Gouvernance.

Election du nouveau Collectif: 

Voir ici les membres du Collectif

Annexes:

Convocation à l’AG

Ordre du jour et documents 

15 h : accueil

15 h 15 : rapport d’activité de l’année 2016 (en raccourci !) Discussion, idées nouvelles

Rapport d’activité

16 h :  Rapport financier, puis budget prévisionnel

Bilan financier 2016

Comparatif prévisionnel 2016 et réalité

Budget prévisionnel 2017

Conversions et reconversions en 2016

Décisions sur les cotisations :

– date de réadhésion : doit-on abandonner, pour les prestataires, la règle du « un an glissant » et se baser sur l’année civile ?

– quel retard accepter avant de considérer que la personne/l’entreprise  a quitté l’association ?

– montant des cotisations des utilisateurs simples : doit-on considérer que 10 (E/d) est le tarif minimum, et 5 (E/d) est un tarif réduit ?

Validation de l’ensemble par l’assemblée.

17 h :  IMPORTANT : présentation du résultat du  « séminaire » du week-end aux Liards sur la gouvernance de notre association ; résultat particulièrement stimulant!

Ce séminaire a révélé  la nécessité de déconcentrer les tâches et les responsabilités, afin de faire un pas de plus sur la voie d’une gouvernance complètement ouverte et participative. (un exemple pour repenser la démocratie !) Un début de plan d’action en est sorti et vous sera présenté.

CR week end gouvernance mars 2017

170323 Annexes au CR réunion gouvernance Doume

Puis discussion en petits groupes pour corriger et compléter le plan d’action proposé. Validation en grand groupe.

17 h 45 : appel à candidatures pour le Collectif d’Animation. Validation de la liste (à bulletin secret)

18 h : apéritif (on a la salle jusqu’à 19 h)

Appel à participation !

– 1) qui veut rejoindre le Collectif d’Animation ? ( réunions mensuelles) ; les premiers candidats en PJ

– 2) ( dans l’esprit de notre volonté de déconcentrer les responsabilités !) qui (hors du Collectif d’Animation) veut faire l’accueil (noter les arrivants sur la liste) ?

qui veut tenir la table des adhésions et réadhésions ?

  qui veut jouer le rôle de gardien du temps ?

  qui veut distribuer la parole ?

– et 3) pour l’apéritif final, quelques petites choses à grignoter seraient les bienvenues….