Réunion du collectif du 4 mai 2021

Réunion du COLLECTIF

4 mai 2021 à 18 h
en distanciel

Annonces préliminaires
Un million de Doumes émises ! Et 100 000 unités échangées par smartphone.
Les réunions physiques au local doivent être prévues sur l’agenda du local bd Lavoisier (le dire à Louisa)
Cette semaine on suspend les adhérents en retard de cotisation ! Ca va faire mal !

I- Bouleversements informatiques : état des transferts et migrations

1) L’association a loué un serveur à Clermont-Ferrand, O2switch ;  adml63.org n’est pas complètement installé, ainsi que les adresses en @adml63.org. Les noms de domaine ont été transférés (seulement adml63.org, doume.org pas avant cet été). Difficulté de joindre Scott qui est en Pologne. Dans 5 jours on aura la main sur les différents serveurs inclus dans O2switch.
Le compte elections@doume.org, spammé, doit être supprimé.

2) Date de l’installation du Kohinos : repoussée (dans l’été, avant le 27 août), car il y a énormément de données à transférer, ne serait-ce que les relevés comptables des pros rien que pour l’année N-1 (5361 fichiers CSV). Les programmes doivent être adaptés. Il ne faut pas décevoir la confiance des pros.
Pour assurer la continuité du service, il y aura dans tous les cas la version existante qui sera partiellement désactivée au moment du transfert. Il ne sera plus possible d’ajouter des données mais la lecture des données sera préservée. 
En attendant les développements permettant l’importation de toutes les données, nous continuons sur la version actuelle. 

3) Refonte du site adml63.org
Les choix de contenu ont été faits. Les DNS pointent maintenant sur la copie sécurisée chez o2switch. La nouvelle version, pas tout à fait au point, est installée. Angèle va compléter ce qui manque. Merci au bénévole Léonard qui travaille pour nous depuis Nantes, avec l’aide de Stéphan.
Nous disons oui au devis d’Alice pour ses deux dessins.

4) Mise à jour des données : comptoirs, adhérents, groupes locaux…
On n’a pas vérifié tous les comptoirs (on espère que les gestionnaires l’auront fait). Il a fallu régler deux anomalies importantes depuis le siège+trésorerie, anomalies dues à l’absence de notation régulière.

Si les doumes présentes au comptoir correspondent à l’affichage sur le site, inutile de faire verifier au niveau de la Trésorerie.
Il faut écrire une procédure claire, précise et concrète pour les comptoirs.

Pour les groupes locaux, on décide de supprimer les GL Ambert (rattaché à Thiers-vallée de la Dore, 1 comptoir) et Clermont-Nord (rattaché officiellement-il l’était déjà- à Clermont Centre). Dans ces deux GL, il n’y a plus de gestionnaire depuis longtemps.
Revendre ses propres doumes reçues en tant que professionnel est-il une source d’erreur ? Non, mais il faut leur dire que c’est un préjudice pour la doume.
Il est urgent que les GL contactent les prestataires qui ont oublié de réadhérer, la suppression menace (délai annoncé 30 avril !).

Faut-il envoyer une autre relance aux comptoirs et gestionnaires ? Plus tard.
Réunion du Collectif fin juin pour faire le point.

5) Outils de communication interne
– gérer la construction de notre nouvel outil, la  plateforme collaborativeAGORA : Agnès remplace Danielle comme administratrice
– quels outils utiliser pour sortir de gmail et drive ?
A la place de Gmail : protonmail.com, mailo.com, gmx.fr  ou .com
Dropbox (disque dur externe) doit-il rester indispensable pour la trésorerie ? Suggestion : Nextcloud, qui s’installe sur un serveur spécialisé, moyennant quelques euros ; Stéphan se renseigne. 
Vidéos à récupérer de youtube : Stéphan cherche une solution avec les Chatons.

II- Evolution du projet de Sécurité Sociale Alimentaire.
Résumé de la dernière réunion par Nicolas (présents le GT + Elisée + Stéphan + Danielle): 
-Concernant l’approvisionnement, chaque adhérent devra  créditer son compte edoume lui-même dans un premier temps (on oublie le virement récurrent fait à travers Payzen (la CB) car il engage la responsabilité pénale de Stéphan). A voir ensuite si les adhérents sont pour ou contre un virement bancaire de leur part (dans ce cas les inciter à mettre un libellé précis au dit virement, à noter que cela requiert une intervention manuelle pour reporter chaque virement dans notre logiciel).
-Mise en place d’un rappel via mail ou sms quelques jours avant la dernière limite chaque mois pour rappeler aux adhérents d’approvisionner leurs comptes edoume (si possibilité, programmer l’envoi d’un mail si la somme disponible sur le compte est insuffisante). 
-Pour les 5% dédiés aux frais de fonctionnement (compte bancaire potentiel si virements mis en place) et au subventionnement de petites structures (en accord avec la charte de l’ADML) on propose dans un premier temps de ne pas les prélever sur la somme des cotisations, afin de redistribuer l’intégralité de cette somme. L’idée c’est de calculer à combien s’élèvent ces 5% et de les prendre dans les fonds alloués au bonus social (puisque SoliDoume vient le remplacer). Mais quand les fonds du bonus social seront epuisés, on en rediscutera. 

-Pour ce qui est de l’interface en elle-même, on a besoin d’une sorte de petit « formulaire » où l’adhérent peut choisir son palier de cotisations (qui reste donc à 30,40,50,60,70) en décidant de cocher ou non l’option « automatique » du virement interne. On propose également d’ajouter la possibilité de faire un don avec montant libre (les dons s’ajouteront chaque mois a la somme des cotisations). L’interface est en production sur votre compte, vous pouvez tester aucune somme n’est prélevée, c’est expérimental. 
Pour le nom, on a tranché pour « SoliDoume » ! 
Ça commencerait en septembre, car il faut faire de la communication.
Il faut renforcer le dossier : combien d’adhérents utilisent leur compte numérique ?…etc

IV- Conventions avec les collectivités
Ville de Clermont-Ferrand : La première ébauche de la part de l’ADML63, à présenter à nos interlocuteurs, est validée.

Deux points discutés :
–> Quel montant d’adhésion des collectivités ? (en vue de la transmission d’une convention pour la ville de Clermont ): 

•  * Différentes formules possibles: prix par habitant (0,10 jusqu’au 5000e puis 0,05) VS   en fonction de leur budget de fonctionnement VS montant différent en fonction du type de collectivité (Métropole, comcom, commune, etc) VS autre  solution ?

OK pour cette proposition (à négocier) mais il faut étoffer l’argumentaire + les engagements de l’association

• Remarque : est -ce que le fait qu’une ville paye pour ses habitants et que la métropole paye aussi pour les mêmes habitants serait un problème ?
• * Montant différent pour HTC? (1ere à avoir adhéré à la Doume, pour 5 euros –>  évolution progressive?)

900 normalement mais on leur fait un prix à 50 pour cette année, à dire à Virginie !

–> Idée: développer une  « standardisation » de nos démarches   envers les collectivités pour diminuer le temps de travail.

• * En amont d’une signature:   proposer un document « type » (toutefois adapté aux spécificités locales)
• * En aval: à la fin de  l’année, pour les collectivités qui ont signé une convention,  proposer un document de bilan « type”

Remarque: pose la question des informations à mettre en avant et donc à collecter (par exemple, il pourrait être  intéressant de collecter chaque année à la fois des informations  générales sur la doume et son territoire de circulation tout  en disposant de données spécifiques à chaque territoire.) Un élément à y intégrer : Les datas de la circulation de la doume montrent que les professionnels s’emparent de mieux en mieux de l’outil de virement (plus de confiance, plus de pratique).

Qui va négocier à Clermont ? Louisa  + Agnès 
A finaliser.
Penser à élaborer un document type de présentation + un document d’évaluation annuel

V- Résurrection du réseau national des MLCC
Enfin les Rencontres Nationales à Ploërmel les 9,10,11 juillet. Un questionnaire préparatoire à la séquence “ élaborer des règles de gouvernance pour le réseau” est envoyé à chaque monnaie. Des volontaires vont se réunir lundi prochain pour le remplir.

VI- Propositions diverses
– 18 mai 18 h: webinaire sur la doume pour les étudiants (dans le cadre de la Quinzaine du Commerce Equitable).

– événement régional sur le rapport d’utilité sociale 27 mai à 19.00 en visio ; on invite les têtes de liste départementales.
– Foire bio de Saint-Gervais en septembre.
– Proposition Mine de Tout https://minedetout.com/
Ce Monsieur a établi un répertoire pour mettre les petits commerçants en réseau et les faire connaître. Il veut y intégrer le réseau de la doume avec la possibilité de rajouter un petit logo doume devant les concernés. (1/4 de son réseau).(+ les comptoirs)  Territoire : la métropole essentiellement. Proposition acceptée.
– On tiendra un stand lors de la manif climat du 9 mai à Clermont.
– Proposition du Crefad : filmer des capsules vidéos dans les associations : Oui, bien qu’en retard
– Invitation de la part du Connecteur à la présentation du Pôle Innovation du Parc Cataroux « économie d’impact » https://leconnecteur.org/projet-parc-cataroux-top-depart-collectif-2-2. Ceux qui sont curieux peuvent y aller
– Discussion à la demande de Virginie (Alagnon): mieux communiquer sur la dimension hors-63 du territoire. Nous y ferons attention.

Fin de la réunion ; la prochaine décidée par framadate